Datenschutzerklärung

Allgemeines

Wir nehmen Datenschutz sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften. Es wird größter Wert darauf gelegt, die Privatsphäre der Websitenutzer zu schützen. Bitte nehmen Sie die nachstehenden Informationen zur Kenntnis. Da durch neue Technologien und die ständige Weiterentwicklung dieser Webseite kontinuierlich Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorgenommen werden können empfehlen wir Ihnen, sich die Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen wieder durchzulesen.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. im Kontaktformular oder bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Name und Kontaktdaten der für die Verarbeitung verantwortlichen Stelle

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch die folgende im Sinne der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetztes – BDSG, neu, verantwortliche Stelle:

UroTrials GmbH
Sedanstrasse 15
97082 Würzburg
Tel.: +49 931 – 730416-0
E-Mail: info@urotrials.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie können unseren Datenschutzbeauftragten unter folgendem Kontakt erreichen:

Datenschutzbeauftragter der Urotrials GmbH
Sedanstrasse 15
97082 Würzburg
Tel.: +49 931 – 730416-0
Fax: +49 931 – 730416-19
E-Mail: dsb@urotrials.de

Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art, Zweck und deren Verwendung

a) Erhebung und Speicherung

Grundsätzlich erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Nutzer nur, insoweit dies zur Bereitstellung und Optimierung einer funktionsfähigen Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

Zugriffsdaten und Logfiles (Protokolldateien)

Sie können unsere Seite besuchen, ohne Angaben zu Ihrer Person zu machen. Wir speichern lediglich Zugriffsdaten als Benutzer-Logfiles (Protokolldateien) ohne Personenbezug zur Aufrechterhaltung des ordentlichen technischen Betriebs der Webseite – wie z. B. der Nachvollziehbarkeit bei Angriffen und den Schutz vor Angriffen (z. B. DDOS), dem Debugging von Scripten sowie der Qualitätssicherung, z. B. bzgl. Störungen und Fehlern. Die Speicherung der IP-Adresse durch das System für die Dauer der Sitzung ist z. B. nötig, um eine Auslieferung der Webseite an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Die Logfile-Informationen werden weiterhin aus Sicherheitsgründen (u.a. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) gespeichert. Die Speicherung erfolgt jedoch nur für eine kurze Dauer von maximal 30 Tagen, danach werden die Daten gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Die Benutzer-Logfiles enthalten folgende Daten:

Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version,
Betriebssystem des Nutzers,
IP-Adresse des Besuchers/Nutzers,
der Login-Name des Besuchers, so eine http-Authentifizierung erfolgt,
den Zeitpunkt der Anfrage (Serverzeit, Datum),
den Inhalt der vom Browser des Besuchers übermittelten Webseitenanfrage,
den Ergebnisstatuscode der Anfrage,
die Dateigröße der Anfrageantwort,
einen Referrer (die zuvor besuchte Seite bzw. Webseiten, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt), so ein solcher vom Browser des Besuchers übermittelt wird,
sowie freiwillige Angaben des Browsers des Besuchers, die üblicherweise z. B. zur Optimierung der Webseitendarstellung verwendet werden (z. B. bzgl. des verwendeten Browsers).

Kontaktaufnahme

Nehmen Sie mit uns als Websitebetreiber durch die angebotenen Kontaktmöglichkeiten (wie über Email, Telefon) Verbindung auf, werden Ihre Angaben zum Zwecke der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet und solange gespeichert, wie diese für die Erreichung der Zwecke erforderlich sind, soweit darüberhinausgehend keine gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen bestehen. Im Anschluss werden Ihre personenbezogenen Daten von uns gelöscht. Ohne Ihre Einwilligung werden diese Daten nicht an Dritte weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet.

Wenn Sie erstmals in Kontakt mit uns treten und/oder mit uns einen Vertrag schließen, erheben und speichern wir in der Regel je nach Anlass z. B. folgende Informationen:

Firmenname
Anrede, Vorname, Nachname; benannter Ansprechpartner
Anschrift (falls abweichend: Rechnungsadresse)
eine gültige E-Mail-Adresse
Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
Faxnummer
Geburtsdatum
Bewerbungsdokumente wie Anschreiben/Nachricht, Lebenslauf, Zertifikate etc.

b) Wofür und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung)?

1.) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten und/oder Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung vertraglicher Pflichten und/oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen, die auf Grund Ihrer Anfrage erfolgen, d.h. insbesondere z. B.:

für den Bewerbungsprozess (Löschung von Bewerbungsunterlagen i.d.R. 4 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens)
zur Vertragserfüllung
zur Korrespondenz mit Ihnen
zur Rechnungsstellung
zur Abwicklung von Gewährleistungsansprüchen
zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie

2.) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung.

Dies betrifft z. B. insbesondere:

verlängerte Speicherung von Bewerbungsunterlagen für ggf. spätere Kontaktaufnahme (max. 1 Jahr)
werbliche Ansprachen per E-Mail

Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Wir setzen Sie davon in Kenntnis, dass durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

3.) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)

Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Dies erfolgt z. B. für folgende Zwecke:

Führen einer Auftragshistorie für unsere zukünftigen Serviceleistungen
zur Kundenberatung und -betreuung und für den Vertrieb
allgemeine Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten
Werbung, Markt- und Meinungsforschung

Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur. Soweit dies möglich und angemessen ist, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert.

4.) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, wie z. B. gesetzlichen handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO), arzneimittelrechtlichen Bestimmungen (HWG, AMG, UWG, Verordnung EU Nr. 536/2014) und strafrechtlichen Vorgaben.

Weitergabe von Daten an Dritte und Auftragsverarbeiter

Auch bei der Weitergabe von personenbezogenen Daten handelt es sich um eine Verarbeitung im Sinne der vorangegangenen Ausführungen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten liegt uns sehr am Herzen. Aus diesem Grund sind wir besonders vorsichtig, wenn es darum geht, Ihre Daten an Dritte weiterzugeben.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt in der Regel nur zu folgenden Zwecken.

Auftragsverarbeiter, mit denen wir eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben
Zahlung (z. B. Zahlungsdienstleister)
Buchhaltung (z. B. Steuerberater)
Rechtsstreitigkeiten (z. B. Anwalt)

Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt somit vor allem nur im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben. Sofern wir Subunternehmer z. B. für den technischen Betrieb und Support der Webseite einsetzen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

Löschung

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gelöscht, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind bzw. diese Zwecke keinen Bestand mehr haben, die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Sofern die Daten der Nutzer nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D. h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z. B. für Daten der Nutzer, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Betroffenenrechte

Sie haben folgende Rechte:

Widerruf Ihrer Einwilligung – Art. 7 DSGVO

Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre einmal erteilte datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

Auskunftsrecht – Art. 15 DSGVO

Gemäß Art. 15 DSGVO können Sie von uns als Verantwortlichen Auskunft darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie insbesondere Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer (falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, über die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer), das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns oder bei der betroffenen Person erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten, wie z. B. die involvierte Logik, Tragweite und angestrebten Auswirkungen einer solchen Verarbeitung für die betroffene Person, verlangen.

Weiterhin haben Sie ein Recht auf Auskunft darüber, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden. Auf das Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO, wird ebenfalls hingewiesen.

Recht auf Berichtigung – Art. 16 DSGVO

Gemäß Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung – Art. 17 DSGVO

Gemäß Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit einer der folgenden Gründe zutrifft:

Die Zwecke, für die Ihre personenbezogene Daten erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, sind nicht mehr notwendig.
Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
Die Verarbeitung ist nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses (z. B. Archiv-/Forschungszwecke, die öffentliche Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h) und i) sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO

Gemäß Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Recht auf Unterrichtung – Art. 19 DSGVO

Der Verantwortliche teilt allen Empfängern, denen personenbezogenen Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 16, Art. 17 Abs. 1 und Art. 18 DSGVO mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Der Verantwortliche unterrichtet die betroffene Person über diese Empfänger, wenn die betroffene Person dies verlangt. Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder – soweit dies technisch machbar ist – die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Datenportabilität/Datenübertragbarkeit).

Widerspruchsrecht – Art. 21 DSGVO

Nutzer dieser Webseite können von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu jeder Zeit widersprechen sowie der künftigen Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben jederzeit widersprechen. Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen. Wenn Sie eine Berichtigung, Sperrung, Löschung oder Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten wünschen oder Fragen bzgl. der Erhebung, Verarbeitung oder Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder erteilte Einwilligungen widerrufen möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter folgender E-Mail-Adresse: dsb@urotrials.de

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – Art. 77 DSGVO

Gemäß Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, falls Sie z. B. annehmen, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden. Die für die UroTrials GmbH zuständigen Datenaufsichtsbehörden sind:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Postfach 22 12 19, 80502 München, Wagmüllerstraße 18, 80538 München; Tel.: 089 212672-0, Fax: 089 212672-50; Internet: http://www.datenschutz-bayern.de; oder: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht; Postanschrift: Postfach 606, 91511 Ansbach; Telefon: +49 (0) 981 53 1300; E-Mail: poststelle@lda.bayern.de.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Fragen an den Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz bei der UroTrials GmbH haben, kontaktieren Sie uns oder wenden Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten:

Datenschutzbeauftragter der UroTrials GmbH

Sedanstrasse 15
97082 Würzburg
Tel.: +49 931 – 730416-0
Fax: +49 931 – 730416-19
E-Mail: dsb@urotrials.de

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 (1) EU-DSGVO.

Stand: 01.07.2023